Association loi 1901 (partout sauf Alsace Moselle)
L'association est un contrat civil entre au moins deux personnes qui décident de mettre en commun, de façon permanente, leurs compétences et moyens au service d'un projet, dans un but non lucratif (article 1er de la loi du 1er juillet 1901). Ce qui fait de la mutualisation et de la gestion désintéressée les fondements de l'association. Il n'y a aucune limitation quant à la nature du projet sauf bien sûr un "objet illicite, contraire aux lois, aux bonnes moeurs, ou qui aurait pour but de porter atteinte à l'intégrité du territoire national et à la forme républicaine du gouvernement" (article 3 de la loi 1901).
La loi 1901 et le décret du 16 août sont faciles à lire, et instructifs. Les associations n'ont pas l'obligation de se déclarer sauf si elles veulent obtenir le statut de personne morale, qui est une reconnaissance de la structure et permet, par exemple, d'ouvrir un compte en banque au nom de l'association.
Vos textes régisseurs
Les statuts ne sont assujettis à aucun formalisme et l’association peut même avoir des règles purement verbales.
Toutefois, pour obtenir la personnalité juridique, l’écrit est impératif : la loi de 1901 exige que 2 exemplaires des statuts soient annexés à la déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture.
Les statuts
Les statuts contiennent :
L’indication du titre de l’association, son objet, sa durée et son siège social.
Les conditions d’admission et de radiation de ses membres.
Les règles d’organisation et de fonctionnement de l’association ainsi que les pouvoirs conférés aux membres chargés de l’administration ou de la direction.
Les conditions de modification des statuts et de la dissolution de l’association.
L’engagement de faire connaître dans les trois mois à la préfecture ou à la sous-préfecture tous les changements survenus dans l’administration ou la direction.
L'engagement de présenter les registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition du préfet, à lui-même ou à son délégué.
Les règles suivant lesquelles les biens seront dévolus en cas de dissolution volontaire, statutaire, prononcée en justice ou par décret.
Le prix maximum des rétributions qui seront perçues à un titre quelconque dans les établissements de l’association où la gratuité n’est pas complète.
Le règlement intérieur
Sauf si les statuts l’imposent, le règlement intérieur est facultatif.
Qu'est ce que le règlement intérieur ?
Il complète les dispositions statutaires du fonctionnement de l'Association, sans être obligatoire et permet de préciser les rapports entre l'Association et les membres ainsi que les modalités qui trouvent à être modifiées fréquemment (cotisations). Lui-même étant modifiable aisément, sans altérer les statuts, il porte les conditions de vote des différents types d'adhérents.
Le conseil d'administration peut librement donner les modulations ou les précisions sans que les dispositions statutaires ne créent de nouvelles mesures contrevenant à celles prévues. Il est établi postérieurement aux statuts, pour permettre ainsi de résoudre les difficultés de fonctionnement et est opposable à tous.
Que précise t-il ?
Les différentes catégories de membres et les conditions de leur adhésion.
Les modalités de détermination des cotisations et leur mode de paiement.
Les conditions d’exercice de l’activité.
Les sanctions disciplinaires.
Les conditions d’emploi de salariés et de bénévoles.
La procédure de modification du règlement intérieur.
Les règles de tenue de la comptabilité et des comptes en général.
Le fonctionnement des assemblées générales et des organes de direction.
En général, les statuts prévoient l’organe chargé de la rédaction du règlement intérieur : ce peut être le président seul, le bureau ou le conseil d’administration. Dans la forme, le règlement intérieur est rédigé sur papier libre, daté et signé. Il est affiché et remis à chacun des sociétaires. A la différence des statuts, il ne fait pas l’objet d’un dépôt à la préfecture ou d’une publication au Journal Officiel.
L'organisation interne de votre association
Pour assurer au mieux le fonctionnement de votre nouvelle association, trois organes sont nécessaires. Les organes de direction, conseil d’administration et bureau sous l’autorité du président, assurent tous les actes de gestion courante, qui n’empiètent pas sur les attributions spécifiques de l’assemblée générale, ni sur les droits des membres de l’association.
L'assemblée générale
Elle se tient au moins une fois par an. C'est la réunion de l'ensemble des membres. Les statuts ou un règlement intérieur déterminent le type de membres appelé aux AG, les droits de vote éventuels et stipulent les conditions ou dispositions diverses telles que les convocations. Ses membres y informent les adhérents de la gestion de l'association (bilan de l'année écoulée, budget prévisionnel de l'année à venir, débats sur les questions à l'ordre du jour...). Elle dispose du pouvoir de délibération sur l’ensemble des actes de l’association et de modification des statuts.
Vos obligations
Les statuts fixent l’époque à laquelle les administrateurs devront convoquer l’assemblée générale, ainsi que la forme de la convocation. Tous les membres doivent en être informés.
L’ordre du jour doit être mentionné sur la convocation.
Le conseil d'administration
Composition
Il est composé de membres qui seront administrateurs, élus lors des Assemblées Générales. Les administrateurs sont les représentants de l'association dans tous les actes de la vie civile. Les membres de droit ou membre du bureau peuvent en faire partie.
Fonctionnement
Ils sont chargés d'assurer le bon fonctionnement de l'association et l'application des décisions prises lors des Assemblées Générales.
Les statuts stipulent leur nombre, la durée des mandats et leur mode de renouvellement. Si les statuts le stipulent, ils peuvent être habilités à agir sur différents points, tel que voter le budget sans le concours de l'assemblée générale.
Rassemblement
Le conseil peut se réunir plusieurs fois par an et il est souhaitable d'établir un procès verbal lors des réunions.
Le bureau
C'est l'instance de direction de l'association, elle détient le pouvoir décisionnel de l'association; composée de membres appelés membres du bureau ou membres de droit.
Composition
Un président : dirigeant et représentant de l'association.
Un secrétaire : chargé du fonctionnement administratif, il assure la logistique, tient le registre, conserve les archives, il procède à la convocation du conseil d’administration, des assemblées et à la rédaction des procès-verbaux,
Un trésorier : chargé de la gestion financière, il perçoit les cotisations, poursuit le recouvrement des sommes dues, tient la comptabilité des dépenses et recettes, etc...
Les registres à tenir
Le registre spécial
Toute association, quel que soit son objet ou son activité, a l'obligation de tenir un registre spécial sur lequel devront être consignés les changements intervenus dans sa direction et les modifications apportées à ses statuts. L’objet de ce registre est strictement limité par la loi.
Sa forme
Le registre spécial doit être coté de la première à la dernière page et être paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association. C'est donc généralement au président de l'association qu'incombe cette formalité. Ce registre peut être un simple cahier, mais il n'est pas possible de recourir à des feuilles mobiles et indépendantes même enliassées par la suite dans un classeur ou dans tout autre système de reliure.
Son rôle
Ce registre spécial à essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications concernant le fonctionnement de l'association. Il doit être présenté chaque fois qu'elles en font la demande et cette présentation s'effectue au siège social de l'association.
Mentions obligatoires
Seules sont à transcrire sur le registre spécial les mentions suivantes :
Les changements de personnes chargées de l'administration ou de la direction.
Les modifications apportées aux statuts.
Les nouveaux établissements fondés.
Le changement d'adresse du siège social.
L'achat et la vente d'immeubles de l'association.
Les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives.
Ce registre est distinct des registres dans lesquels les associations enregistrent les procès-verbaux de leurs réunions et des assemblées générales
Le registre des délibérations
Ce document n’est pas obligatoire, mais il est nécessaire. En effet, en pratique, pour toute association déclarée, il permet, dans les relations avec les tiers (administrations, collectivités publiques, organismes bancaires…), de justifier de la réalité et de la régularité des décisions prises par les organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) en produisant des extraits de délibérations.
Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux présente un intérêt évident pour la gestion interne de l’association : d’une part, ils constituent sa "mémoire", d’autre part, il s’agit d’un moyen de preuve fondamental permettant d’apprécier la réalité du fonctionnement statutaire de l’association, la régularité formelle des réunions et la légalité des décisions des organes collégiaux.
Déclaration de l'association
Pour bénéficier de la personnalité juridique, votre association devra être déclarée auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture. Cette déclaration doit être faite par les personnes chargées de l’administration de l’association.
Le contenu du dossier
Le dossier de déclaration comprend :
La déclaration établie par écrit sur papier libre en un exemplaire.
Elle doit être datée et signée par tous les administrateurs et directeurs.
Elle indique le nom de l’association, son objet, l’adresse du siège social et les éventuels établissements secondaires, les noms, prénoms, dates et lieux de naissance, professions, domiciles et nationalités des personnes chargées de l’administration ou de la direction de l’association.
Si une personne morale figure parmi ces personnes, le nom de la personne physique qui représente cette personne morale.
Une attestation relative à l’établissement du siège social comprenant l’accord du propriétaire ou du locataire des lieux.
Un exemplaire des statuts.
Un registre coté et paraphé par la personne chargée de représenter l’association : ce registre est destiné à inscrire les modifications ultérieures des statuts et les changements qui surviendront dans la direction ou l’administration de l’association.
Une demande d’insertion au Journal Officiel, souvent imposée par l’Administration, bien qu’elle puisse être formulée directement.
Dans les 5 jours du dépôt de votre déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture ou de son envoi par la poste, un récépissé de dépôt de la déclaration doit vous être délivré.
Ce qu'il faut déclarer à la préfecture ou à la sous-préfecture
Les changements de personnes chargées de l’administration, avec mention des noms, prénoms, dates et lieux de naissance, nationalités, professions et domiciles.
Les nouveaux établissements fondés.
Les acquisitions ou aliénations immobilières conclues par l’association.
Les modifications de statuts.
La publicité au Journal Officiel
Elle permet d’obtenir la personnalité morale, c’est-à-dire des droits analogues à ceux des individus. Elle doit intervenir dans le délai d’un mois à compter du jour de la déclaration. En pratique, la préfecture ou la sous-préfecture vous invite à utiliser des imprimés intitulés “Demande d’Insertion au Journal Officiel” et se charge de les transmettre à la Direction des Journaux Officiels. Une fois la publication intervenue, conservez un exemplaire du Journal Officiel : c’est à partir de là que l’association peut agir comme une association déclarée.